Was ist die Herausforderung?

Die CARBO-Gruppe beliefert mit ihrem eigenen Fuhrpark unter anderem Getränkehersteller, Lebensmittelproduzenten und Industriebetriebe mit flüssiger Kohlensäure. Diese verwenden das natürliche Gas unter anderem zum Aufsprudeln von Erfrischungsgetränken, zur Schädlingsbekämpfung in der Herstellung getrockneter Bio- Produkte ohne Einsatz von giftigen Pflanzenschutzmitteln, in Gewächshäusern zur Beschleunigung der Photosynthese sowie für die Tockeneisherstellung zum Kühlen von Lebensmitteln oder Impfstoffen. Damit die Kunden reibungsfrei beliefert werden können, benötigt ein Anlieferungsfahrer diverse kundenindividuelle Informationen. Dazu gehört zum Beispiel, die passenden Anschluss-Adapter mitzuführen, auf Kundenwunsch ein Verladezertifikat an der Abfüllstelle ausfertigen zu lassen sowie die Kapazität des Empfängertanks zweifelsfrei zu kennen Alle diese Aufgaben hat der Anbieter in einem Fahrerhandbuch zusammengefasst, das in jeder Fahrerkabine liegt. Trotz dieser akribischen Vorbereitung kam es in der Vergangenheit zu Prozessfehlern, die zeit- und kostenaufwendig für CARBO wurden. Beispielsweise mussten immer wieder Fahrer zur Abfüllstation zurückkehren, wenn sie das Verladezertifikat vergessen hatten. Zudem musste im Anschluss an die Abfüllung der Lieferschein erst physisch im CARBO Verwaltungsbüro ankommen, ehe eine Rechnung an den Kunden ausgestellt werden konnte. Mit einem digitalen Gesamtprozess beschleunigt CARBO die Abläufe und minimiert das Risiko für manuelle Fehler.

Lösung

Für das Fahrerhandbuch sollte ein digitaler Ersatz gefunden werden, der zudem den Schulungsaufwand vor den Einsätzen reduziert. Darüber hinaus wollte CARBO die Liefermengen ohne Medienbruch aus den sogenannten Messstrecken in den Fahrzeugen in das Buchhaltungssystem übernehmen. So sollten Dokumentenverluste sowie Übertragungsfehler beim Abschreiben der Mengenwerte verhindert werden. Die neue Lösung sollte einen digitalen Workflow für die Fahrer implementieren, der sie durch sämtliche Entscheidungen leitet:

• Das passende Adapterstück für den Empfängertank mitnehmen.
• Ein Abfüllzertifikat bei der Beladung gemäß Kundenwunsch anfordern.
• Vor Ort das passende Anschlussstück erkennen und verwenden.
• Die maximale Einfüllmenge in den Empfängertank anzeigen.
• Nach der Abfüllung die Liefermenge ins Transport Management System übertragen.

Wichtigstes Ziel bei der Implementierung der neuen Lösung war es, sämtliche möglichen Arbeitsschritte so zu digitalisieren, dass Prozessfehler fast ausgeschlossen sind. Zudem sollten Medienbrüche der Vergangenheit angehören.

Ergebnis

Anstelle der analogen Abläufe hat CARBO einen digitalen Gesamtprozess implementiert, dessen zentrales Element die HABBL App ist. Über das Mobile Workflow Management werden die Auslieferungsfahrer durch jeden einzelnen Arbeitsschritt ihrer Distributionstouren geführt. Sie sehen direkt im Display ihres mobilen Endgeräts, welches Anschlussstück sie beim Empfänger benötigen und erfahren es direkt bei Tourstart, falls ein Abfüllzertifikat erforderlich ist. Auf dem Weg zur Abladestelle löst die HABBL App anhand der Positionsdaten des Fahrzeugs automatisch einen Avis-Anruf aus, sobald eine vereinbarte Entfernung zum Ziel erreicht wird. Auch vor Ort unterstützt die Software nun die Fahrer: Da sie auf den Tanks der Empfänger nur selten eine Angabe des Einfüllvolumens vorfinden, erinnert sie die App unmittelbar vor Füllstart an das maximale Volumen der Behälter. Wenn die Befüllung abgeschlossen ist, fordert die HABBL App die Fahrer dazu auf, den Messwert der Einfüllmenge vom geeichten Messinstrument des Fahrzeugs zu übernehmen und an das Transport Management System des Kohlensäureherstellers zu übertragen. Dafür hat CARBO die Armaturen seiner Fahrzeuge mit einem Bluetooth-Modul nachgerüstet, das eine Datenübertragung ermöglicht. Um die Informationen mit dem Datenfunk übernehmen zu können, hat Fleetboard Logistics zusätzlich eine Flow-App programmiert, die diesen Messwert an die HABBL App überträgt. Von dort aus wird er direkt in die Unternehmenszentrale übermittelt und im Kundenauftrag abgespeichert. Dieser Vorgang löst zudem automatisch die Freigabe zur Abrechnung des Auftrags aus. In der Vergangenheit konnte es dagegen bis zu zwei Wochen dauern, bis ein Lieferschein in der Buchhaltung des Kohlensäureherstellers eingetroffen war. „Wir konnten jetzt die digitalen Abläufe umsetzen, die ich mir schon seit mehr als zehn Jahren gewünscht habe. Die Software von Fleetboard Logistics gibt uns erstmals die dafür notwendigen Mittel. Mit HABBL und der Flow-App haben wir jeden möglichen Arbeitsschritt während der Distribution digitalisiert und verfügen über einen Gesamtprozess, der State-of-the-Art darstellt. Lediglich in der Abrechnung könnten wir mit einer Übertragung per EDI anstelle des digitalen Versands noch einen weiteren Systembruch beseitigen. Das zu erreichen, muss unser nächstes Ziel sein“, berichtet IT-Leiter Christian Dreeser über das erfolgreiche Projekt.