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Workflows digitalisieren: Endlich papierlos arbeiten

Wie Arbeitsabläufe wirklich digital werden

In Speditionen gibt es viele Aufgaben, die mit einer Unmenge an Papieren bearbeitet werden. Sie bestehen aus Arbeitsschritten, die noch nicht vollständig digitalisiert sind. Wer als Logistiker die Weitergabe von Papier zum Anlass nimmt, seine Prozesse zu überprüfen, entdeckt zielsicher die Digitalisierungspotenziale in seinen Prozessen. Mobile Apps und automatisierte Workflows bieten ihnen die beste Möglichkeit, solche Potenziale zu heben und papierloses Arbeiten zu etablieren.

In den vergangen zwei Jahrzehnten haben Logistiker mit digitalen Lösungen die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse verbessert. Neben dem elektronischen Datenaustausch (EDI) setzen sie zudem seit vielen Jahren auf mobile Anwendungen insbesondere für die Letzte Meile. Dennoch sind papierlose Prozesse für das Management der meisten Unternehmen weiter ein fernes Ziel. Denn abseits der bereits umgesetzten Standards wie Ladelisten, Ablieferbelege und Abfahrtchecks finden sich noch zu viele nicht digitalisierte Arbeitsschritte. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass Dokumente ausgedruckt, Informationen von Hand notiert und Akten physisch übergeben werden. Damit sind sie nicht leicht zu beschleunigen, aber gut zu erkennen. Eine gute Chance für die Einführung papierlosen Arbeitens.

Analyse

Potenziale für digitale Workflows identifizieren

Es sind also diese aktiven Handlungen, die aufzeigen, wo es noch Möglichkeiten zu einer weiterführenden Digitalisierung gibt. Sie bewusst zu identifizieren, bietet einen ausgezeichneten Ausgangspunkt für Prozessverbesserungen. Dabei ist auch die Kreativität der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefragt, digitale Abkürzungen für aufwendige Arbeitsabläufe zu finden. Ein Brainstorming mit folgenden Leitfragen hilft dabei, die Digitalisierungspotenziale möglichst vollständig zu erkennen:

  • Bei welche Vorgängen werden Papierdokumente übergeben?
  • Für welche Aktivitäten ist das Telefon im Einsatz?
  • Welche Informationen werden per E-Mail übermittelt?
  • Welche Arbeit muss manuell dokumentiert werden?
  • Welche Daten werden nicht direkt elektronisch erfasst?

Mit diesen Fragen lässt sich leicht der Pool analoger Prozesse identifizieren, die noch nicht in die digitalisierte Supply Chain integriert sind. So entdecken die Unternehmen Arbeitsschritte, die sie noch vereinfachen und beschleunigen können.

Umsetzung

Manuelle Prozesse mit Workflows automatisieren

Mit den Ergebnissen des Brainstormings verfügen Logistiker über die geeigneten Ansatzpunkte für eine vertiefte Analyse der betreffenden Bereiche und Prozesse: Welche wiederkehrenden Abläufe werden manuell ausgeführt? Wie sind diese in die Logistikkette eingebunden? Welcher übergeordneten Aufgabe dienen sie?

  • Steuerung
  • Monitoring
  • Reporting
  • Dokumentation
  • Abrechnung

Ausgehend von dieser Einordnung lassen sich die geeigneten Lösungen und Systeme für die Digitalisierung der Prozesse bestimmen. Dabei kommen für operative Aufgaben insbesondere mobile Datenendgeräte (MDE) und auf sie abgestimmte Apps infrage. Mit der Software lassen sich manuelle Prozesse in digitale Workflows übertragen, beispielsweise die Arbeitszeiterfassung oder Spesenabrechnung von Lkw-Fahrern. Die Anwendungen verwenden außerdem Positionsdaten und Checklisten. Nutzer können sie zur auftragsbezogenen Kommunikation einsetzen und für besondere Aufgaben auf spezialisierte Anwendungen zurückgreifen. Damit beschleunigen digitale Workflows die Datenerfassung und -weitergabe. Darüber hinaus integrieren sie die Aufgaben in die digitale Wertschöpfungskette und schaffen so eine spürbare Optimierung der Arbeitsabläufe.

Impuls

Kreativität für die Modellierung von Workflows nutzen

Manche Apps für mobile Prozesse erlauben es, einen Workflow durch No-Code-Programmierung in einem Editor mit Drag-and-Drop-Funktionalität zu erstellen. So erschließen solche Anwendungen sämtliche Funktionen der MDE für die Nutzung in der digitalen Wertschöpfungskette. Damit eignen sie sich für einen kreativen Wettbewerb der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um die bestmögliche Verwendung der Geräte zur Digitalisierung manueller Prozesse: Wie lassen sich Aufgaben mit dem geringstem Aufwand am schnellsten erfüllen? Wer die Arbeitsschritte häufig selbst erledigt, kann besonders gut Alternativen entwickeln, die eine spürbare Arbeitserleichterung bedeuten. Logistiker, die ihre Prozesse effizienter gestalten wollen, sollten also unbedingt auf die Phantasie ihres Teams zur Modellierung mobiler Workflows und einem effizienten Einsatz der Technologie setzen.

Fazit

Mit mobilen Workflows die Digitalisierung vorantreiben

Der Schlüssel zu signifikanten Arbeitserleichterungen in der Logistik liegt in papierlosen Prozessen. Wer sie ausgehend von den Vorschlägen seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entwickelt, wird zwei große Überraschungen erleben: Was sich alles digitalisieren lässt und in welchem Maße die Effizienz dadurch zunimmt. Wer die Bremsen durch Papierprozesse löst, kann dabei sogar die eigene Firma neu erfinden. Denn mobile Workflows schaffen eine nahezu geschlossene digitale Prozesskette und ermöglichen den Einstieg in die Automatisierung.

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