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Strukturierte Kommunikation durch mobile Workflows

Auftragsbearbeitung effizient steuern

Sobald eine Speditionstour beginnt, startet ein Prozess mit zwei wesentlichen Akteuren: Lkw-Fahrer und Disponent. Damit sie gemeinsam den Kunden zufriedenstellen, müssen sie straff koordiniert arbeiten. Mobile Workflow Management hilft dabei, ihre Kommunikation zu strukturieren.

Rund um einen Speditionsauftrag fallen viele Aufgaben an, für die Disponent und Fahrer eng zusammenarbeiten müssen. Traditionell erfolgt die Informationsübergabe zwischen ihnen auf Papier und wenn sich später etwas verändert dann per Handy: Anruf oder SMS. Mobile Workflow Management verbessert dabei die Organisation. Es kann nicht nur die Papierlisten ersetzen, sondern auch Anrufe und Textnachrichten strukturieren. Wichtige Informationen dokumentiert es im Prozessverlauf immer automatisch in Zusammenhang mit einem Auftrag:

  • Tour und Stoppreihenfolge
  • Ladeliste
  • Lademitteltausch
  • Ablieferbeleg

Darüber hinaus erhält der Disponent aus einer mobilen App regelmäßige Statusupdates automatisch. So erspart ein digitaler Prozess den Beteiligten viel manuelle Kommunikation.

Vorbereitung

Strukturierte Kommunikation statt Zuruf

Schon vor der ersten Tour fängt es oft an. Wenn sich ein Fahrer seine Ladeliste für die Nahverkehrstour in der Disposition abholt und vom Disponenten den Satz hört: „Da kommt gleich noch eine eilige Sendung rein – die steht nicht drauf, muss auch noch mit!“. Dann werden Fehler vorprogrammiert. Denn anstelle eindeutiger Daten muss der Fahrer nun fragen, warten und mitdenken. In einer Mobile App würde einfach seine digitale Ladeliste aktualisiert werden und er könnte beim Verladescan selbst erkennen, wann er alle Packstücke geladen hat.

Unterwegs

Live-Status statt Fragen über Fragen

Auf dem Weg zum zweiten Stopp fangen gerne die Fragen an: „Der Kunde mit der 8-Uhr-Zustellung hat eben noch einmal gefragt, ob seine Sendung pünktlich ist. Schaffst Du das?“ Auf einer Live-Karte mit Ankunftsmonitor kann der Disponent dagegen selbst sehen, dass an diesem Morgen alles rund läuft: Vier Packstücke entladen, weitere 12 Minuten Fahrt, dann stellt der Fahrer um 7.48 Uhr die Terminsendung zu. Die kurzfristige Abholung beim Unternehmen um die Ecke setzt er einfach digital in die Stoppliste der Tour und der Fahrer sieht in der App, was er machen soll. Keine Kurznachricht per SMS oder WhatsApp, die der Fahrer erst liest, wenn er beim nächsten Kunden abgeladen hat.

Ausnahmefälle

Hilfreiche Workflows statt chaotischer Nothilfe

Selbst wenn der eigene Lkw einmal unverschuldet in einen Unfall verwickelt wurde, hilft ein Mobil Workflow Management Fahrer und Disponenten, die Ruhe zu bewahren: Unfallstelle absichern, Polizei anrufen, den Schaden mit Fotos dokumentieren – die App lotst den Fahrer systematisch durch seine Aufgaben. Und der Disponent sieht genau, welche Kunden er über die außerplanmäßige Verspätung informieren muss. Falls sich der Schaden als gar nicht so groß herausstellt, der Lkw weiterfahren kann und nur einzelne Packstücke beschädigt wurden, ist die App auch darauf vorbereitet: Packstück scannen, Foto aufnehmen, Schaden beschreiben und den Text an die Disposition schicken – der Fahrer wird in seiner Sprache angeleitet. Auch seine Angaben kann er in der Muttersprache erfassen. Für den Disponenten werden sie automatisch übersetzt. Jeder einzelne Schritt wird zudem direkt am betreffenden Auftrag dokumentiert.

Fazit

Fahrer und Disponent bleiben Freunde

Wenn Mobile Workflow Management die Speditionsaufträge steuert, vermindern sich Stress und Hektik erheblich und die Fehlerquote sinkt. Fahrer und Disponent wissen beide den Bearbeitungsstand jederzeit und kennen ihre Aufgaben. Ihre gesamte Kommunikation wird zu jedem Auftrag automatisch strukturiert dokumentiert, keine Information geht verloren. So wird nahezu jeder Auftrag ein Erfolg und der Speditionskunde glücklich.

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