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Papierlose Ladungsspedition: Wunschtraum oder greifbare Realität?

Wie vollständig digitale Prozesssteuerung internationaler Verkehre gelingt

Die gute alte Zeit der freien Lkw-Fahrer, die ihrer Nase und dem nächsten Geschäft folgten – für immer vorbei? Angesichts rechtlicher Regelungen mit umfassenden bürokratischen Vorgaben musste die Antwort lange „ja“ lauten. Bis – ja bis ausgerechnet die Digitalisierung den Raum für die Intuition zurückerobert hat. Denn moderne Transportprozesse lassen sich digital steuern und schlagen dem Papierkrieg ein Schnippchen. Die papierlose Ladungsspedition wird also möglich – ob aus romantischen Motiven oder im Namen der Effizienz.

Es könnte so einfach sein in der Logistik: Aufladen, in den Lkw setzen und losfahren. Vielleicht der Sonne entgegen. So zeigte es die Fernsehserie „Auf Achse“ in den 80er-Jahren und prägte das Bild eines modernen Cowboys, der in seinem Lkw der Freiheit entgegenfährt. Drei Jahrzehnte später haben europäische Einigung, Deregulierung und bürokratische Kontrolle des fairen Wettbewerbs nicht viel von dieser Vorstellung übriggelassen. Wer heute eine Spedition führt, muss es im Bereich der Verwaltung und Dokumentationspflichten beinahe zur Meisterschaft gebracht haben, jedenfalls wenn er Geld verdienen will. So gibt es auch keine Studentenjobs mehr am Steuer eines Lkw – die Berufskraftfahrerqualifikation lässt grüßen und die Schule des Lebens ist in die sozialen Medien weitergezogen. Da wirkt es beinahe schon konsequent, wenn ausgerechnet die Digitalisierung das Rad der Zeit ein wenig zurückdreht und Lkw-Fahrer vom Papierkrieg befreit. Jedenfalls wenn sie mit großen Ladungen auf weiten Strecken unterwegs sind wie einst Franz Meersdonk und Günter Willers im Vorabendblockbuster. Denn es funktioniert wieder papierlos in der Ladungsspedition – ein bisschen romantisch, aber vor allem effizient.

Organisation

Papierlose Ladungsspedition schlägt Durchschriften

Mit Komplettladungen in ferne Länder fahren und sich erst unterwegs eine Rückladung besorgen: So unkompliziert funktionieren Straßentransporte seit vielen Jahren nicht mehr. Zurecht, denn für Verkehrssicherheit, wirtschaftliche und soziale Kontrolle werden inzwischen viele Daten erhoben und dokumentiert, die ein umfangreiches Papierwesen mit dem Frachtbrief im Zentrum hervorgebracht haben. Umstände, die eine allzu spontane Aufnahme neuer Ladungen verhindert haben. Gleichzeitig sind Speditionen für die Ausstellung von Rechnungen auf eine schnelle und vollständige Übermittlung der Dokumente wie beispielsweise des Zustellbelegs angewiesen, die in der Regel erst mit dem Lkw wieder ins Unternehmen zurückgekommen sind. Mit der Nutzung mobiler Apps für die Transportsteuerung haben sich diese Rahmenbedingungen sukzessive verändert. Die Einführung des digitalen Frachtbriefs (eCMR) als zulässigem Transportbeleg auch in Deutschland ermöglicht es seit Kurzem wieder, Lkw völlig papierlos einzusetzen – mit digitaler Dokumentation. Darüber werden die folgenden Informationen bereitgestellt und archiviert:

  • • Auftraggeber • Ladestelle
  • • Ladeliste
  • • Empfänger und Ziel

Im Sinne der Prozesseffizienz und Ressourcenschonung haben die europäischen Gesetzgeber digitale Begleitpapiere offiziell autorisiert. Damit genügt die Umsetzung über mobile Apps auch formal vollständig zur Steuerung von Ladungsverkehren, noch dazu von alleine immer in der richtigen Sprache.

Bürokratieabbau

Wie die papierlose Ladungsspedition von schlanken Prozessen profitiert

Touren vergeben, Zustellbelege empfangen, Abverkaufsmengen loser Güter abrechnen und Lieferscheine digital bereitstellen: Papierloses Arbeiten mit mobilen Apps hat den Informationsaustausch in Ladungsspeditionen erheblich beschleunigt. Mit der Bereitstellung von Echtzeitdaten über digitale Plattformen und Schnittstellen wurde zudem der Kundenservice signifikant von Statusabfragen entlastet. Digitale Lösungen schließen mit dem elektronischen Frachtbrief und begleitender Prozessdokumentation die letzten Lücken in der Koordination. Über die Anwendungen registrieren Speditionen automatisch sämtliche Grenzübertritte sowie die Aufenthaltszeiten in den jeweiligen Ländern. Zudem erfassen sie die Arbeitszeiten ihrer Fahrer ohne zusätzlichen Aufwand. Damit liegen sämtliche abrechnungsrelevanten Informationen – sowohl gegenüber Kunden als auch für die Personalabteilung bezüglich Fahrerlöhnen und Sozialbeiträgen automatisch vor. Die Spedition kann sich also auf einen automatischen digitalen Prozess verlassen, um die Anforderungen des Lieferkettengesetzes hinsichtlich Auszahlungen an die Mitarbeiter sowie der zugehörigen Dokumentation zu erfüllen. Ein wichtiges Plus für die unbürokratische Steuerung der Unternehmen aus der Logistikbranche.

Nutzen

Mehr Autonomie trotz minutiöser Dokumentation

Bescheid wissen, ohne zu kontrollieren: Die Digitalisierung mit mobilen Apps gibt Speditionen Echtzeitinformationen zu ihren Ladungstransporten aus dem Lkw direkt ins Büro, ohne dass sie dafür in permanentem Kontakt mit dem Fahrer stehen müssten. Beinahe wie zu Zeiten vor der Mobiltelefonie. Mit dem Unterschied, dass die Spedition ihre Fahrer über die Anwendungen auch unterstützen und ihnen sogar neue Aufträge zusenden kann, ohne den Fahrer von seinen Aufgaben im Straßenverkehr abzulenken. Ein digitales Fahrerhandbuch mit Tipps für bekannte Ladestellen oder auftragsbezogene Hinweise zu Kundenanforderungen machen es möglich. Zudem hat die Software sämtliche zuvor formularbasierten Dokumentationsaufgaben übernommen. Der Freiraum im Lkw ist also wiederhergestellt – bei deutlich höherer Prozesseffizienz. Modern und gleichzeitig auch ein bisschen romantisch.

Fazit

Papierlose Ladungsspedition als Vorbild für Effizienz

Der Transport von Komplettladungen wird für Speditionen selten zur Herausforderung, wenn die Fracht nicht allzu speziell gehandhabt werden will. Und dennoch taugen papierlose Ladungsspeditionen zum Vorbild für die gesamte Branche. Denn sie reizen die Vorteile der Digitalisierung bereits aus und erreichen so eine besonders schlanke Organisation mit hoher Prozesseffizienz. Sie arbeiten ohne Papiere so effektiv, dass die gesunkene Bürokratie im Lkw neuen Raum aufmacht für eine Rückkehr der Romantik. Eine schöne und überraschende Nachricht.

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