Papierdokumente gehören zu den größten Fehlerquellen bei Transporten. Sie müssen in doppelter Ausfertigung rechtzeitig erstellt, an den richtigen Packstücken aller Bestellungen befestigt und nach erfolgreicher Auslieferung mit der Unterschrift des Empfängers wieder zum Auftraggeber zurückgesandt werden. Dafür muss das Fahrpersonal die Belege nach dem Ende der Schicht oder Tour im Büro abgeben. Im internationalen Fernverkehr vergehen dabei oft mehrere Tage, bevor der Lkw wieder zur Spedition zurückkehrt. Bis zu diesem Zeitpunkt gilt der Transport nicht offiziell als abgeschlossen und die Leistungen können erst im Anschluss daran abgerechnet werden.

Prozesssicherheit

Der elektronische Lieferschein geht nicht verloren

Elektronische Begleitpapiere werden dagegen automatisch erstellt. Ihre Daten fließen über Schnittstellen und elektronischen Datenaustausch (EDI) in die digitalen Dokumente und können bei Bedarf beliebig oft reproduziert werden. Sie werden zuverlässig verwaltet, rechtskonform geführt, sind jederzeit gut lesbar und vollständig. So lassen sie sich bei Bedarf kommentieren und die Warenlieferung digital quittieren. Ihre Übergabe im Wareneingang erfolgt kontaktlos, beispielsweise über QR-Codes. Adressdaten aus den Aufträgen lassen sich direkt in mobile Endgeräte, Apps und Navigationslösungen übernehmen. Die Lieferanten als Absender erhalten die Belege samt Unterschrift in Echtzeit zurück und können anschießend direkt ihre Rechnung versenden. So beschleunigen die digitalen Dokumente den Verlauf der Prozesse, sorgen für mehr Sicherheit und verbessern ihre Qualität deutlich.

Verwendung

Wie der elektronische Lieferschein für Transporte eingesetzt wird

Vor der Übergabe einer Sendung erstellt der Auftraggeber den Lieferschein digital. Für den Transport wird er per Upload bereitgestellt und dem Fahrer für die Lieferung ein Link auf das Dokument übermittelt. Bei der Anlieferung vor Ort können Zusteller und Empfänger die Angaben kommentieren, korrigieren oder ergänzen und beispielsweise die Anzahl der eingesetzten Lademittel erfassen. Mobile Apps übertragen die elektronischen Lieferscheine in Echtzeit. Die Belege werden anschließend von der Spedition revisionssicher archiviert und automatisch eine Kopie an den Auftraggeber versandt.

Nutzen

Was der elektronische Lieferschein verbessert

Mit der Einführung eines Systems zur Nutzung elektronischer Lieferscheine steigt die Geschwindigkeit bei der Übermittlung der Warenbegleitpapiere zu Transporten beträchtlich. Sie werden in Echtzeit übertragen, stehen sofort zur Verfügung und können nicht verloren gehen. Da sie ohne Medienbruch entstehen, werden weitere Fehlerquellen beseitigt. Ihr größter Vorteil besteht jedoch darin, dass sie den Verwaltungsaufwand für das Handling der Dokumente minimieren und die Kosten senken. Ein nachhaltiger Beitrag für weniger Papierverschwendung inklusive.

Fazit

Der elektronische Lieferschein komplettiert die Digitalisierung

Logistikprozesse werden seit Jahren immer weiter digitalisiert. Auftragsdaten liegen elektronisch vor, ihr Austausch erfolgt automatisch über Schnittstellen. Mobile Apps steuern Touren und leiten Fahrer an. Digitale Ablieferquittungen beschleunigen den Prozessabschluss. Auf dem Weg zu vollständig papierlosen Prozessen schließen elektronische Lieferscheine eine wichtige Lücke: Sie digitalisieren den aufwendigsten Prozess, das Handling der Begleitpapiere.