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Lose Güter digitalisieren: Vom Ende des Durchschlags

Abgabemengen beleglos erfassen und übermitteln

Tanks oder Lager gefüllt, Verkaufsbeleg unterzeichnet, ein paar Tage auf den Rechnungseingang warten: Rund ein Drittel der Deutschen heizt aktuell mit Erdöl oder Holzpellets und kennt diesen Prozess. Denn die Brennstoffe werden wie alle Flüssigkeiten, Gase und Schüttgüter lose verkauft und nach Abgabemenge abgerechnet. Ein Bereich, in dem Papierbelege und Durchschläge rund um den Transport noch gang und gäbe sind. Dabei lassen sich die Abläufe mit mobilen Apps für die Logistik mühelos digitalisieren.

Die Beförderung von loser Ware ist mit besonderen Anforderungen verbunden, die Lagerung, Transport und Umschlag aufwendig machen. Denn die Güter erfordern spezielle Transportmittel, weshalb Händler häufig über einen eigenen Fuhrpark verfügen. Schließlich müssen die Muldenkipper, Schubbodenauflieger und Silos mit allerlei technischen Besonderheiten ausgestattet sein. Waagen für feste Stoffe, Messstrecken und Armaturen für Tank- und Silofahrzeuge. Und in jedem Fall ein Belegdrucker. Denn anders als bei verpackter Ware und Stückgut erfolgt bei losem Transportgut nicht nur eine Anlieferung, sondern der Verkauf direkt ab Fahrzeug. Dafür muss der Empfänger auf einem Lieferschein die Abgabemenge quittieren, die anschließend zum vereinbarten Preis abgerechnet wird. Ein Vorgang, der zusätzlichen manuellen Aufwand erfordert: die Abgabe der Lieferscheine durch den Lkw-Fahrer, den Übertrag der Verkaufsmenge in die Kundenakte, die Abrechnung gemäß Angebot und schließlich den Rechnungsversand.

Alternative

Digitale Abläufe für den Transport loser Güter

Dabei könnte es viel einfacher sein. Mit dem Einsatz mobiler Apps in der Logistik haben sich schließlich leistungsstarke Anwendungen für die Dokumentation von Prozessen entwickelt. Sie übermitteln nicht nur Lieferscheine und Empfangsquittungen direkt an die operativen Systeme wie Transportmanagement (TMS) und ERP (Enterprise Ressource Planning). Darüber hinaus steuern sie den Fahrer durch seine Tour, übermitteln Statusdaten und voraussichtliche Ankunftszeiten (ETA). Zudem können sie dem Fahrer wertvolle Anleitung zu jedem Kunden und jeder einzelnen Abladestelle geben, beispielsweise zu Anmeldeprozessen oder benötigtem Spezialequipment für die Anlieferung. So wird etwa an manchen Tanks eine besondere Art Anschlussadapter für Armaturen benötigt. Und bei der Brennstoffbelieferung mit Heizöl oder Holzpellets benötigen einzelne Haushalte besonders große Schlauchlängen, die ein Spezialfahrzeug erfordern. Die einzig fehlende Verbindung für vollständig digitale Prozesse beim Transport loser Güter stellt dabei derzeit noch die Übernahme der Mengendaten aus Waagen oder Messstrecken dar. Eine Aufgabe, die technisch längst über kontaktlose Schnittstellen wie Bluetooth erfüllt werden kann.

Prozessvorteile

Apps verbessern die Effizienz beim Transport loser Güter

Mit der entsprechenden Anbindung lassen sich die Abläufe bei der Beförderung der losen Waren deutlich effizienter gestalten. Abfahrtschecks und gegebenenfalls die Einhaltung der ADR-Vorschriften (Accord européen relatif au transport international des marchandises Dangereuses par Route) beim Transport von Gefahrgut dokumentiert ein Fahrer dann digital, direkt mit den betreffenden Aufträgen verknüpft. Effiziente Routen erhält er aus der Disposition in sein mobiles Endgerät. Vor Ort bei der Entladung werden die Abgabemengen direkt aus dem geeichten Gerät (Waage oder Messstrecke) in die App übernommen und vom Empfänger auf einem digitalen Lieferschein quittiert. Nach der Unterschrift liegen die Daten so unmittelbar im ERP des Händlers vor und lösen automatisch die Abrechnung aus. Der manuelle Ausdruck von Lieferscheinen sowie deren Rücktransport und Abgabe sind nicht mehr erforderlich. Zudem besteht weder die Gefahr, Lieferscheine vor der Abrechnung zu verlieren, noch das Risiko, die Daten falsch zu übernehmen.

Nutzen

Mobile Apps senken die Prozesskosten

Dass ein papierloses Arbeiten die Prozesskosten deutlich senkt, liegt auf der Hand. Allein schon, weil die aufwendige Bearbeitung der Lieferscheine entfällt. Die direkte Datenübernahe beschleunigt den Prozess erheblich durch:

  • sofortigen Datenaustausch mit den Produktivsystemen
  • automatische digitale Abrechnung
  • beschleunigten Zahlungseingang

So trägt der digitale Prozess dazu bei, die Liquidität zu verbessern und die Kapitalbindung zu senken. Weil außerdem das aufwendige Beleghandling entfällt, vergrößert er das Outsourcing-Potenzial. Denn mit einfachen papierlosen Abläufen bieten sich Speditionen als sinnvolle und wirtschaftliche Alternative zum Werksfuhrpark an.

Fazit

Ohne Durchschlag: Lose Güter effizient transportieren

Die Zeit ist reif: Auch beim Transport unverpackter Waren sind digitale und automatische Prozesse heute unverzichtbar. Zu groß ist das Verbesserungspotenzial durch die oben dargestellten Prozessvorteile. Gleichzeitig sinkt das kaufmännische Risiko beträchtlich und die Datenübernahme wird zum Kundenservice – weil es so gut wie nie mehr zu einer falschen Abrechnung kommt. Mobile Apps steuern den Transport und Verkauf loser Güter effizient. Jetzt nicht zu investieren, ist langfristig zu teuer.

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