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Lademitteltausch wird mit digitalen Prozessen einfacher

Mobile Apps dokumentieren Tauschvorgänge und sind mit der Buchhaltung verbunden

Auf einen Blick Bescheid wissen: Kaum eine Aufgabe in der Logistik profitiert so eindeutig von digitalen Prozessen wie der Lademitteltausch. Wenn in einer zentralen Datenbank der aktuelle Stand des Lademittelkontos gespeichert ist und alle Tauschvorgänge direkt übertragen und dokumentiert werden. Denn dann gibt es weder offene Fragen noch verschiedene Wahrheiten.

Lademitteltausch ist eine große Errungenschaft in der Logistik, daran besteht kein Zweifel. Denn die Tauschsysteme ersparen Speditionen und ihren Kunden viele Quer- und Leertransporte und vermeiden CO2-Emissionen durch unnötige Fahrten. Dass es dennoch rund um den Palettentausch immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen Verladern, Spediteuren und Frachtführern kommt, hat mit der Notwendigkeit zu tun, im Tausch fair behandelt zu werden. Wie sich das beim Tausch von Gitterboxen, Europaletten und Co. realisieren lässt, ist eine Frage, die noch immer nicht endgültig geklärt ist. Zu den möglichen Antworten gehören Poolsysteme, die den Kreis der Tauschpartner vergrößern.

Der eigentliche Hintergrund für Hindernisse im Austausch der Hilfsmittel ist aber, dass sich bislang Tauschvorgänge und die Ansprüche der Beteiligten nur schwer dokumentieren lassen. Der übliche Weg über Tauschbelege ist aufwendig und fehlerbehaftet. Wie schnell hat schließlich ein Fahrer vergessen, den Palettenschein auszufüllen und unterschreiben zu lassen, oder ihn unterwegs verloren? Und wie aufwendig ist es, mit den Papierbelegen Lademittelkonten zu führen, die in die Abrechnung der Transportleistungen einbezogen werden müssen? Abhilfe schaffen können hier vor allem digitale Prozesse mit zentralen Datenquellen und mobilen Apps.

Hintergrund

Worum geht es beim Lademitteltausch?

Für die Beförderung durch eine Spedition müssen viele Waren mit Lademitteln vorbereitet werden. Zum einen, weil es die Verladung beschleunigt. Zum anderen, weil sich oft nur so die Ladungssicherung für den Transport vorschriftsgemäß vornehmen lässt. Daraus folgt, dass jedes verladende Unternehmen über eine ausreichend große Menge an Lademitteln für seine Transportgüter verfügen muss. Neben dem Einkauf ist deshalb der Tausch eine zweite wichtige Quelle für die Lademittel: Nach Entladung der Waren sollen diese wieder an den Versender zurückgehen.

Tatsächlich ist es weder möglich noch wirtschaftlich, dass die Lkw der Spedition ein Abladen des Frachtguts von den Lademitteln abwarten. Deshalb hat sich der Tausch entwickelt: Von früheren Anlieferungen zurückgebliebene freie Lademittel können direkt bei der Zustellung – vermittelt über den Spediteur – wieder an den Versender zurückgehen. Allerdings haben Empfänger fast nie genau dieselbe Menge an Paletten und Gitterboxen zur Rückgabe bereitstehen. Um die Differenz auszugleichen, wird der Palettenschein geführt, der in die Lademittelbuchhaltung aufgenommen wird und die Basis für Abrechnungen bildet.

Digitalisierung

Wie lassen sich die Prozesse beim Lademitteltausch verbessern?

Digitale Informationen lassen sich in Echtzeit übermitteln. Für den Lademitteltausch bedeutet das ein großes Plus an Zuverlässigkeit. Denn Palettenscheine auf dünnem, durchschriftsfähigem Papier gehen leicht kaputt oder verloren. Verlässlicher ist es, wenn der Tauschprozess über mobile Apps dokumentiert und dort in einen Workflow für die Zustellung integriert wird. Dann erhält der Fahrer automatisch eine Aufforderung, die Anzahl der getauschten Lademittel zu vermerken. Wenn Tauschpaletten und -Gitterboxen einen deutlich unterschiedlichen Zustand aufweisen, lässt sich das zudem einfach mit Fotos dokumentieren. Damit vermeiden die Beteiligten systematische Benachteiligung. Zudem führen sie ihre jeweiligen Bestände jederzeit aktuell in einer zentralen Datenbank. In Verbindung mit der Dokumentation ist das transparent und lässt keine Unstimmigkeiten aufkommen. Digitale Prozesse im Ladetausch ermöglichen also folgende Vorteile:

  • Bestandsführung in Echtzeit
  • Dokumentation von Art, Menge und Güte der Tauschmittel zu jedem Auftrag
  • Workflow mit klaren Handlungsanweisungen für den Fahrer
  • Datenerfassung vor Ort
  • Bestätigung beider Tauschbeteiligten durch ihre Unterschrift
  • Lademittelverwaltung mit geringem Aufwand
  • Palettentransporte nur noch im Ausnahmefall

Die Aufgaben rund um den Lademitteltausch eignen sich also ideal für die Anwendung mobiler Apps. Durch papierloses Arbeiten vermeiden diese die größten Fehlerrisiken und verbessern so die Prozessqualität enorm.

Fazit

Lademitteltausch muss nicht schwierig sein

Offene Systeme für den Lademitteltausch sind ressourcenschonend und haben sich bewährt. Gescheitert ist dagegen das Modell, die eigenen Ansprüche dabei über Palettenscheine zu dokumentieren. Eindeutigkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit der Dokumentation lassen sich dagegen über digitale Lösungen unkompliziert erreichen. Wichtigstes Element dabei ist die Datenerfassung direkt vor Ort über mobile Apps. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, lässt sich auch die Lademittelbuchhaltung ähnlich ressourcenschonend umsetzen wie der Tausch selbst.

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