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Große Mengen mit Echtzeitdaten sicher handhaben

Wie digitale Kommunikation Prozesse stabilisiert

Das Weihnachtsgeschäft mit dem Telefon und Papierlisten steuern, dabei Kunden jederzeit Auskunft zum Status ihrer Transporte geben? Eine Vorstellung, die Disponenten die Schweißperlen auf die Stirn treibt. Telefongespräche waren lange Zeit eine wichtige Informationsquelle in der Logistik. Für die Organisation von Transporten sind sie inzwischen aber zu langsam! Denn sie übermitteln keine Daten und bremsen damit komplex vernetzte Logistikketten aus. Das hohe Güteraufkommen im Jahr 2021 lässt sich dagegen nur noch mit Echtzeitdaten steuern und sicher bewältigen.

Um große Mengen bewältigen zu können, müssen Logistikprozesse so schnell und präzise ablaufen, dass sie der Produktion einer Maschine ähneln. Daran arbeiten Speditionsnetzwerke und Systemkooperationen seit mehr als zwei Jahrzehnten mit großem Erfolg. Dabei ist Information ihre wichtigste Ressource, denn sie ermöglicht die Planung und Steuerung von Logistikleistungen. Stehen wichtige Informationen zu spät oder unvollständig zur Verfügung, leidet die Prozessqualität darunter und in der Folge auch die Leistung. Ein Effekt, der in diesem Frühjahr mit dem Begriff Mengentsunami beschrieben wurde – denn die Welle an Gütern hat Speditionen und Logistikdienstleister zu schnell erreicht, um ihre Planung darauf einzustellen. Sie konnten ihre Kapazitäten nicht rechtzeitig erweitern und die dafür benötigten Ressourcen weder schnell noch günstig besorgen. Daraus resultierten weitere Beeinträchtigungen, die Prozesse zusätzlich destabilisierten. Mit Echtzeitdaten als Teil der Lösung wären diese Störungen schnell einzudämmen, so lautet die zu prüfende These.

Kontext

Schwankende Mengen prägen die Logistik

Logistikdienstleister haben Strukturen aufgebaut, die es ermöglichen, Ressourcen bedarfsgerecht zu beschaffen und Prozesse dynamisch zu steuern. Innerhalb eines breiten Schwankungskorridors funktioniert diese Produktion extrem stabil. Je höher die Kapazitäten ausgelastet werden, desto stärker kommt es darauf an, vorhandene Ressourcen optimal auslasten zu können. Dann werden präzise Planung und exakte Steuerung neben perfekter Prozesskenntnis zu kritischen Erfolgsfaktoren. Zwei Aufgaben, die schnelle und präzise Information benötigen – und damit mindestens Echtzeitdaten. Ideal wären sogar frühzeitige und verbindliche Auftragsavise, die mehr Vorbereitungszeit ermöglichen. Denn eine Spedition kann ihren Nahverkehr erst dann optimal disponieren, wenn ihr die exakten Auftragsdaten vorliegen. Diese legen fest, welche Sendungen mit welchen Maßen und Gewichten zu welchen Zeiten an welchen Orten zugestellt werden müssen – die Grundlage für die Bildung effizienter Touren und damit auch für die bestmögliche Auslastung der Lkw. Wenn Maße oder Gewichte von den Auftragsdaten abweichen, sichert eine Korrektur über mobile Apps durch den Fahrer direkt vor Ort die Qualität der Prozesse.

Herausforderung

Extrem große Mengen überfordern Prozesse

Um wirtschaftlich arbeiten zu können, planen Logistiker mit Kapazitäten und Ressourcen, die sie in der Regel sicher auslasten können. Dabei berücksichtigen sie Auftragsspitzen und halten – innerhalb eines erfahrungsgemäß angemessenen Rahmens – zusätzliche Ressourcen verfügbar, die sie kurzfristig abrufen können. Auf dieses betriebswirtschaftlich lohnenswerte Gerüst sind sämtliche Prozesse optimiert:

  • räumliche Umschlagkapazität
  • erforderliche Mitarbeiterzahl
  • feste Nahverkehrsflotte
  • regelmäßige Relationen

Zudem können die Fahrzeugkapazitäten bei höherer Auslastung über Partnernetzwerke oder den Spotmarkt zusätzlich erhöht werden. Auch die Personaleinsatzplanung korrespondiert mit der erwarteten Auslastung. Im Tagesgeschäft bedeutet das jedoch, dass Nahverkehr und Zustellung mit den dann eingesetzten Ressourcen bewältigt werden müssen. Diese optimal auszulasten, gelingt nur mit Echtzeitinformationen aus dem laufenden Prozess.

Steuerung

Klare Kommunikation verbessert die Auslastung

Warum ist eigentlich ein Fax heute zu langsam? Der Versand eines Dokuments dauert schließlich auch nur wenige Sekunden. Die Antwort ist einfach: Ein Fax muss erst noch bearbeitet, das Dokument in Daten verwandelt und in den logistischen Prozess integriert werden. Zudem erreicht ein Fax punktuell nur einen Empfänger. Logistikprozesse in komplex verknüpften Wertschöpfungsketten erfordern für eine effiziente Steuerung die direkte Informationsbereitstellung für mehrere Partner. Denn sie verknüpfen Abläufe, die immer mehrere Beteiligte betreffen, über diverse Schnittstellen:

  • Versender, Spediteur und Transportunternehmer für die Abholung einer Sendung
  • Transportunternehmer und Spedition für den Umschlag der Packstücke
  • Spedition, Transportunternehmer und Empfänger für eine erfolgreiche Zustellung.

In der Disposition müssen dabei neben den Fahrzeugen als Ressource auch Terminvereinbarungen und Kundenprioritäten sicher berücksichtigt werden. Diese jederzeit zu wahren, erfordert proaktive Kommunikation bei jeder Prozessstörung. Je schneller und präziser sie erfolgt, beispielsweise über mobile Apps, desto höher ist die Chance auf eine erfolgreiche Anpassung.

Prioritäten

Warum Premiumprodukte bei großen Mengen den Druck erhöhen

Die kritischen Punkte in Logistikketten liegen an ihren Schnittstellen. Dort, wo Waren physisch übergeben werden. Ein Beispiel: Wenn ein Hauptlauf die Spedition erst verspätet erreicht, gefährdet das nicht nur die pünktliche Zustellung einer darauf verladenen Terminsendung. Die Verzögerung stellt leicht einen Großteil der Nahverkehrsplanung in Frage. Denn aus wirtschaftlichen Gründen muss der Dienstleister möglichst lange versuchen, Sendungen mit Terminzusage über den regulären Nahverkehr zuzustellen, weil Sonderfahrten den Ertrag vernichten. Mit diesen Prioritäten muss die Disposition wiederum zusätzliche Flexibilität vorsehen – die nur auf Kosten der Fahrzeugauslastung erreicht werden kann und damit den Puffer für ein höheres Mengenaufkommen schmälert. In diesem Pokerspiel zwischen wirtschaftlicher Auftragsbearbeitung und effizienter Ressourcennutzung können Disponenten nur mit präzisen Informationen bestehen. Sie müssen klar erkennen, ob priorisierte Sendungen rechtzeitig umgeschlagen werden können, am besten durch die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) des Hauptlaufs am Speditionsterminal. Gleiches gilt für die Mitarbeiter im Umschlag: Sie benötigen eindeutige Informationen darüber, welche entladenen Packstücke nicht am selben Tag zugestellt werden – um diese außerhalb der Kernflächen zwischenzulagern. Ebenso braucht jeder Fahrer klare Anweisungen dazu, wann er im Verlauf seiner Tour bestimmte Sendungen zustellen muss – weil es der Terminauftrag oder die Öffnungszeiten der Annahmestelle erfordern. Informationsaufgaben, die mobile Apps mit Leichtigkeit erfüllen und die den logistischen Gesamtprozess deutlich stabiler machen. Mit diesem Wissen verbessert sich die Resilienz der Abläufe auch bei hohem Mengenaufkommen.

Fazit

Echtzeitinformationen erleichtern die Abfertigung großer Mengen

Information ist der Schlüssel zur Steuerung. Wer sich mit präzisen Statusdaten aus dem laufenden Prozess auf Störungen einstellen kann, fertigt auch große Mengen leichter und effizienter ab. Er verfügt rechtzeitig über die Entscheidungsgrundlage zur Aktivierung von Prozessalternativen und kann seine Ressourcen so effizient wie möglich auslasten. Mobile Apps schließen dabei mühelos die Kommunikationskette.

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