Rentabel und rechtssicher: Das sind die wichtigsten Anforderungen an den Einsatz von Fahrern und Fahrzeugen in Transport- und Logistikunternehmen. Um sie zu erfüllen, muss das Fuhrparkmanagement Prozesse steuern, die oft noch mit einer Menge Papierkram verbunden sind. Dazu gehören Wartung und Pflege der Lkw genauso wie die Personaleinsatzplanung gemäß den Vorschriften über die Lenk- und Ruhezeiten. Dafür müssen Fuhrparkmanager nicht nur erkennen, wie sie die Erträge steigern. Um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, müssen sie für ihren Fuhrpark zudem umfassende Dokumentationspflichten erfüllen. Dabei profitieren sie in vielen Bereichen von der flexiblen Datenerfassung durch digitale Lösungen und mobile Apps:

• Abfahrtkontrolle
• Fahrzeugwartung
• Unfallmanagement
• Verbrauchskontrolle
• Datensicherung des digitalen Tachografen
• Überwachung der Lenk- und Ruhezeiten

Mobile Softwarelösungen beschleunigen in der Logistik die Dokumentation der Einsätze einer gesamten Flotte ohne Mehrfacherfassung von Daten. So können Fuhrparkleiter die Ressourceneffizienz einfacher überwachen und die Arbeitszeit ihrer Fahrer schnell und fehlerfrei abrechnen.

Fahrzeuge

Fuhrparkmanagement hält die Lkw einsatzfähig

Kilometerstände, Fahrstrecken, Tagesfahrleistung, Spritverbräuche, Reifendrücke und -profiltiefe: Zur Wartung und Pflege der Fahrzeuge benötigen Fuhrparkmanager eine Menge Informationen, die direkt aus den Lkw stammen. Diese manuell zusammenzutragen und in die IT-Systeme zu übernehmen, wäre nicht nur äußerst aufwendig und ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Für Lkw-Fahrer hingegen gehört die Prüfung dieser Faktoren zu den Arbeitsaufgaben. Wenn sie die Daten in mobilen Apps erfassen, von denen die Informationen direkt in das Fuhrparkmanagement übertragen werden, wird der Prozess dagegen deutlich einfacher und das Fehlerpotenzial verringert sich. Zudem stellen die entsprechenden Workflows für den Abfahrtcheck sowie die einzelnen Touren sicher, dass alle relevanten Faktoren auch tatsächlich erhoben, gespeichert, dokumentiert und archiviert werden. Wenn sie mit der Fahrzeugtelematik verbunden werden, können die Apps zudem die Daten aus dem digitalen Tachografen, also sowohl von der Fahrerkarte als auch dem Massenspeicher, zum Remote-Download bereitstellen. Damit erspart sich der Fuhrparkmanager aufwendige Vor-Ort-Kontrolle, während das Transportunternehmen oder die Spedition ganz automatisch ihre gesetzlichen Dokumentationspflichten erfüllen. Darüber hinaus vereinfachen die mobilen Apps auch die Schadensaufnahme bei Unfällen mit Fotodokumentation, Unfallhergang und Kontaktdaten sowie Versicherungsinformationen möglicher Unfallbeteiligter.

Fahrer

Fahrten- und Tourendokumentation erleichtern das Fuhrparkmanagement

Durch ihre zentrale Aufgabe stehen Fahrer im Mittelpunkt von Transporten. Damit verbunden sind für sie auch jede Menge Dokumentationspflichten:

• Abfahrtcheck mit Führerscheinkontrolle
• Lenk- und Ruhezeit
• Wochenlenkzeit
• Wochenruhezeit
• Bescheinigung über lenkfreie Zeiten
• Arbeitszeit (nicht hinterm Steuer)
• Be- und Entladezeiten
• Reinigungs- und Wartungszeiten
• Zeiten für die Zollabfertigung
• Fahrtstrecken im Ausland

Diese Informationen sind für das Transportunternehmen von doppelter Bedeutung: Aus der Zeiterfassung erfährt das Fuhrparkmanagement, wie es einen Fahrer im weiteren Wochenverlauf einsetzen kann. Im grenzüberschreitenden Verkehr ergibt sich aus dem Fahrtverlauf zudem die Entlohnung des Fahrers. Denn gemäß EU-Mobilitätspaket und Entsenderichtlinie sind für die Abrechnung neben Mindestlöhnen auch gültige Tarife anzuwenden. Darüber hinaus muss die Sozialversicherung für Fahrer in dem Land erfolgen, in dem sie die Mehrzahl ihrer Be- und Entladevorgänge durchgeführt und mindestens ein Viertel ihrer Arbeitszeit zugebracht haben. Mit den Einsatzorten ist zudem die Spesenabrechnung eng verknüpft. Alle diese Daten muss der Dienstleister dokumentieren und archivieren. Eine Aufgabe, die nur über mobile Apps und digitale Datenerfassung ohne enormen Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter im Flottenmanagement erledigt werden kann.

Fazit

Modernes Fuhrparkmanagement arbeitet digital

Kosten ermitteln, Einsatzpläne erstellen, Löhne abrechnen: Die Aufgaben der Fuhrparkverwaltung erfordern eine Vielzahl vernetzter Informationen. Wer sie besonders schnell auswerten kann, arbeitet effizient. In Zeiten stärker regulierter Sozialvorschriften gewinnen zudem die Dokumentationspflichten an Bedeutung. Wirklich auf der sicheren Seite fährt nur, wer seine Arbeitsweise umfassend belegen kann. Mobile Apps schaffen diese geforderte Transparenz gewissermaßen nebenbei, während sie die Prozesse von Logistikdienstleistern, Speditionen und Transportunternehmen mit digitalen Workflows stringent anleiten. Damit automatisiert die Software eine Vielzahl der Aufgaben des Fuhrparkmanagements und machen die Verwaltung der Fahrzeugflotte hocheffizient.