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Digitales Compliance Management in der Logistik

Gesetzliche Vorgaben mit mobilen IT-Lösungen durchsetzen

Speditionen müssen eine Vielzahl gesetzlicher Richtlinien durchsetzen und deren Einhaltung noch dazu zweifelsfrei belegen können. Von Lenk- und Ruhezeiten über Ladungssicherung bis hin zum korrekten Transport von Gefahrgut liegt die praktische Umsetzung der Vorschriften aber vor allem bei den Fahrern und damit außerhalb der direkten Einflussnahme der Zentrale. Mobile Apps bieten dank digitalisierten Workflows die beste Möglichkeit, trotzdem die Kontrolle zu behalten und den eigenen Verantwortungen gerecht zu werden.

Viele der alltäglichen Transport- und Logistikprozesse sind eng mit komplexen Compliance-Vorgaben verknüpft. Spediteure sehen sich regelmäßig mit neuen Regelungen, Pflichten und dementsprechenden Haftungsrisiken konfrontiert. Die Bestimmungen dienen primär dem Schutz der beteiligten Logistikunternehmen und ihrer Mitarbeitenden sowie der Umwelt und Mitmenschen. Das Nichteinhalten bedingt jedoch nicht nur ein gesteigertes Unfallrisiko, sondern kann für die Unternehmen im Schadensfall auch existenzgefährdend sein. Dabei bleiben Verstöße intern nicht selten unbemerkt, was unter anderem auf die schiere Anzahl von Vorschriften in der Logistikbranche zurückzuführen ist. Diese betreffen zum Beispiel:

  • Qualifikationen und Zertifizierungen
  • Ladungssicherung, besonders im Umgang mit sensiblen Gütern und Gefahrgut
  • Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer
  • Kabotage
  • geschäftspartnerbezogene Sorgfaltspflichten
  • Einsatz von Fremdressourcen
  • Korruption und Wirtschaftskriminalität, wettbewerbswidrige Absprachen
  • Auftraggeber-Haftung (Mindestlohngesetz, Schwarzarbeitsverhinderungsgesetz)

Mit mobilen IT-Lösungen, welche die digitale Abbildung und Steuerung wichtiger Prozessschritte ermöglichen, behalten Zentrale und Fahrer alle Risiken im Blick. Es lohnt sich deshalb, insbesondere im Bereich Compliance in digitales Prozessmanagement zu investieren.

Individuelle Workflows

Handlungsanweisungen für mobile Mitarbeitende

Das Einhalten der Compliance-Anforderungen sollte in der Branche nie als selbstverständlich erachtet werden. Innerbetrieblich werden sie meist dann verletzt, wenn Unwissenheit oder Gewohnheit ins Spiel kommen. Um besonders mobile Mitarbeitende effizient und sicher anzuleiten, werden mobile IT-Lösungen eingesetzt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schritt für Schritt durch Aufgaben führen. Workflows können individuell definiert werden. Die einzelnen Arbeitsschritte erfolgen in fester Abfolge und werden einzeln bestätigt. Die Optimierung und Vereinheitlichung der Prozessabläufe führen außerdem zu einer Zeitersparnis, welche die Produktivität erhöhen und Ressourcen der Logistikbetriebe schonen kann.

Datenerfassung

Digitale Dokumentation von mobilen Prozessen

Teil der Compliance-Vorschriften ist auch die Überwachung und Dokumentation der regelkonformen Umsetzung. Indem Papierformulare durch digitale Lösungen zur Prozesssteuerung ersetzt werden, können Fehlerpotenziale, die zum Beispiel bei der Lagerung, dem Transport oder der Übergabe von Dokumenten oder Checklisten entstehen, eliminiert werden. Prozessketten, die ohne physische Schnittstellen auskommen, sind allgemein resistenter als ihr analoges Gegenstück. Durch die papierfreie Dokumentation und zentrale Archivierung von Workflows wird die Umsetzung von Compliance-Vorschriften zudem auch für Externe langfristig nachvollziehbar. Das Monitoring in Echtzeit ermöglicht zudem das rechtzeitige Einschreiten bei Störungen und die Korrektur von Fehlern. Arbeitgeber können so ihren Handlungspflichten direkt nachkommen. Auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern wird transparenter. Voraussetzung für das Gelingen ist eine lückenlose automatische Datenübertragung.

Digitales Management

Mobile Systeme gewährleisten Rechtmäßigkeit

Am Beispiel Ruhezeiten zeigt sich, warum die direkte Anweisung und Kommunikation mit Fahrerinnen und Fahrern eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung und Überwachung von Compliance-Richtlinien ist. Die Vorschriften zu den täglichen Lenk- und Ruhezeiten sind komplex. Ziel ist es, der Ermüdung der Fahrer vorzubeugen und so das Unfallrisiko zu minimieren, trotzdem aber die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen zu garantieren. Moderne IT unterstützt bei der Planung von Pausen sowie der Berechnung der Lenkzeit. Als Hilfestellung für den Fahrer erinnert die App an anstehende Stopps und informiert die Zentrale umgekehrt über deren Einhaltung. Auf Abweichungen, die zu hohen Bußgeldern oder schlimmstenfalls zu Unfällen führen könnten, können die Verantwortlichen so in Echtzeit reagieren.

Fazit

Resilienz und Sicherheit

Durch die Digitalisierung ihres Compliance Managements können sich Speditionen rechtlich absichern und zusätzliche Wettbewerbsvorteile durch Risikominimierung erschließen. Die App leitet sicher und präzise durch Workflows. Im selben Zuge bestätigen die Anwender jeden Arbeitsschritt inklusive Compliance-Maßnahmen. Der bilaterale Datenaustausch in Echtzeit ermöglicht bei Störungen aber auch rechtzeitiges Einschreiten. Fehleranfällige analoge Prozesse werden digitalisiert und physische Schnittstellen eliminiert, um Wertschöpfungsketten deutlich belastbarer zu machen.

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