Die Zustellung: hohe Anforderungen – smarte IT-Lösungen
Alle Beteiligten perfekt verbinden: So gelingt es
Die Zustellung steht am Ende der logistischen Prozesskette und ist wirtschaftlich höchst bedeutsam für Speditionen und Transportunternehmer. Denn beide können nur dann ihre Rechnung stellen, wenn die Ware korrekt abgeliefert wurde. Kommt es zu Retouren kommt, ist die Zustellung noch nicht der Schlusspunkt im Transportprozess.
Im Mittelpunkt eines jeden Transports steht der Lkw-Fahrer und bei der Zustellung ist er alleine vor Ort beim Kunden. Für die Bearbeitung eines Transportauftrags tragen aber auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Disposition sowie der Abrechnung wesentliche Verantwortung. Für optimale Ergebnisse sind Logistikunternehmen gefordert, alle Beteiligten bestmöglich zu unterstützen. Beispielsweise müssen auch Retouren in den Datenfluss integriert werden. Damit der Transportprozess bis zur Abrechnung reibungslos und effizient verläuft, müssen die Verantwortlichen die nötigen Voraussetzungen schaffen. Dazu gehören:
- Dem Fahrer stehen alle für die Zustellung relevanten Daten zur Verfügung.
- Er kann sich an einem vorstrukturierten Prozess orientieren.
- Der Prozessfortschritt ist auch für alle weiteren Beteiligten transparent, wie etwa der aktuelle Standort, Ankunftszeitprognose oder auch das Vorliegen des Ablieferbelegs (POD).
- Der Kunde erhält ebenfalls stets aktuelle Informationen zum Verlauf und der Ankunft seiner Sendung.
Das Management von Speditionen, Frachtführern und Transportunternehmen steht damit vor der entscheidenden Frage:
“Wie lässt sich die Zustellung optimal steuern und allen Beteiligten die jeweils benötigten Daten bereitstellen?”
IT-gestützte Zustellung
Mobiler Workflow verbindet
Früher lautete die Antwort auf diese Frage noch: Tourenlisten mit Zieladressen und Kontaktdaten für den Fahrer sowie Ladelisten auf Papier enthalten alle wichtigen Daten. Der Informationsaustausch mit allen weiteren Beteiligten erfolgte immerhin mit dem Beginn der mobilen Telefonie per Handy. Heute erleichtert eine Mobile Workflow Management Software den Zustellungsprozess enorm. Sie steuert und verbindet alle Akteure und stellt Daten in Echtzeit zur Verfügung, wie etwa:
- präzise Angaben zu Lieferadresse, Route, Ladeliste
- Vorgaben für das Handling der Ware
- Informationen zu Teil- und Komplettladungen
- autorisierte Ablagestellen
- während der Corona-Zeit klare Vorgaben für eine kontaktfreie Anlieferung
Wie bei allen vernetzenden IT-Systemen ist auch hier die Qualität der erfassten Daten entscheidend. Sie beginnt bei korrekten Adressen und Kontaktdaten. Eine geeignete App zeigt dem Fahrer die relevanten Informationen – und nur diese – direkt aus dem Auftrag heraus an: von der Anlieferadresse bis zur Telefonnummer für den Avis-Anruf. Weiterhin bietet eine effiziente Software-Lösung die Möglichkeit, Fotodokumentationen sowie den POD zu erstellen und in Echtzeit zu übermitteln. Vor allem Letzteres ist bedeutsam, da eine zeitnahe Abrechnung die Liquidität verbessert.
Bei der Auswahl einer Mobilen Workflow Management Software sind zudem die folgenden beiden Kriterien zu beachten:
- Die Prozessaufgaben lassen sich flexibel per Drag-and-Drop direkt in die App des Fahrers vergeben.
- Dieser kann die App auf seinem mobilen Endgerät intuitiv bedienen.
Der Fahrer muss mit seiner Fracht den schnellsten staufreien Weg zum Ziel finden. Dafür ist eine Navigation heute Standard. Doch das manuelle Eingeben der Zieladresse hält auf und begünstigt Fehler. Daher sollte die Software die Adresse automatisch in die Navigation übernehmen. Besonders anwenderfreundlich ist es, wenn der Fahrer seine persönlich bevorzugte Navigations-App nutzen kann, egal von welchem Hersteller sie stammt.
Kritische Daten
POD – keine Abrechnung ohne Nachweis
Ein Ablieferbeleg in Echtzeit ist der Anspruch an eine zeitgemäße Workflow Management Software. Sobald ein Empfänger auf der App unterschreibt, ist dieser wichtige Nachweis erbracht. In Corona-Zeiten besteht die Anforderung, Waren kontaktfrei zuzustellen. Hier übernimmt beispielsweise die Dokumentation per Foto und Geokoordinaten die POD-Funktion. Nun kann der Nachweis übermittelt und weitere Schritte wie die Abrechnung ausgelöst werden. Falls es zu Retouren kommt, werden auch diese schon vor Ort beim Empfänger erfasst, so dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Spedition schon auf den Rückversand vorbereiten können.
Stichwort Lademitteltausch: Für Klarheit und Prozesssicherheit sollten Fahrer der App direkt entnehmen können, welche Lademittel sie abgeben, und erfassen können, was sie im Austausch wieder mit zurücknehmen. Die Qualität der eingetauschten Paletten, Gitterboxen und Co. lässt sich zudem sichern, wenn der Fahrer ihren Zustand mit Fotos dokumentiert.
Höhere Sicherheit
IT-Unterstützung lohnt sich
Eine leistungsfähige Mobile-Workflow-Management-Software verbindet Fahrer, Back-Office-Mitarbeiter sowie Logistikmanagement und bietet Echtzeittransparenz über Güter und Fahrzeuge. Dem Fahrer erleichtert sie seinen Arbeitsalltag enorm, so dass er sich auf seinen eigentlichen Job, das Fahren, konzentrieren kann. Der Kunde erhält Einblick in den aktuellen Status seiner Sendung. Und für den Unternehmer spielen eine verbesserte Qualitätssicherung sowie das Vorliegen des POD in Echtzeit eine besonders große Rolle. Somit ist Mobile Workflow Management Software das Mittel der Wahl, um die Zustellung sicher, transparent und effizient zu gestalten.
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