Aufträge annehmen, Touren disponieren, Sendungen verladen: Logistikketten bestehen aus vielen einzelnen Aufgaben. Aus ihrer Abfolge entsteht über viele Schnittstellen ein Gesamtprozess: die Lagerung oder der Transport von Gütern. Gesteuert werden sie durch den Austausch von Informationen, die Arbeitsschritte und Verantwortliche beschreiben sowie den erforderlichen Output. Wer sie digitalisieren will, muss für die Transformation mit der Prozessaufnahme beginnen. Dafür ist zunächst der Gesamtprozess in einer Prozesslandkarte zu visualisieren:

• Welche Aufgaben sind für den Gesamtprozess zu erledigen?
• Welche Akteure sind daran beteiligt?
• Welche Arbeitsschritte führen sie aus?
• Welche Informationen benötigen sie dafür?
• Welche Informationswege nutzen sie?
• Wie viel Zeit benötigen sie für einen abgeschlossenen Prozess?

Mit diesen Eckpunkten schaffen Unternehmen die Basis für die Optimierung der Prozesse durch Prozessdigitalisierung und anschließende Automatisierung.

Fortschritt

Optimierung begleitet die Prozessdigitalisierung

Die Prozesslandkarte visualisiert bestehende Abläufe. Für die Prozessoptimierung verdeutlicht sie überflüssige Arbeitsschritte und lässt die Herausforderungen erkennen. Zum Beispiel zeigt sie auf, wie viele kaufmännischen Mitarbeiter einer Spedition an der Organisation von Transporten mitwirken. Darüber hinaus offenbart die Visualisierung auch die Verbesserungsmöglichkeiten durch den Einsatz von Systemen für die digitale Anleitung, Informationsverarbeitung und Prozesssteuerung. Zudem ermöglicht die Prozessdigitalisierung eine Standardisierung der Abläufe sowie die digitale Dokumentation abgeschlossener Aufgaben. Damit bestehen die Voraussetzungen für eine Automatisierung von Prozessen. Beispielsweise in der Disposition und Verladung von Transporten, wenn Speditionsaufträge digital erteilt, Sendungslisten elektronisch übertragen sowie Touren und Ladelisten automatisch erstellt werden. Auch in der Prozesssteuerung ermöglicht die digitale Informationsweitergabe deutliche Zeitersparnis und höhere Effizienz, zum Beispiel über eine digitalisierte Plattform. Be- und Entladungen können vorbereitet, Positionsdaten übertragen, Ankunftszeiten errechnet und Fahreravise automatisch durchgeführt werden.

Erneuerung

Durch Modellierung und Beschreibung von Prozessen zum Workflow-Management

Wer Chancen und Verbesserungspotenziale durch Prozessdigitalisierung nutzen will, muss die Prozessoptimierung durch neue Anforderungen und Vorgaben wirksam machen. Mit einem gezielten Workflow-Management werden entlang neuer Sollprozesse mit Vorgaben und Zielen konkrete Prozessschritte beschrieben, Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter festgelegt und der geforderte Output definiert. In mobilen Abläufen, zum Beispiel der Be- und Entladung oder der Zustellung von Sendungen, übernehmen während Transporten dezentrale Technologien wie Apps die Datenaufnahme, Informationsweitergabe und Dokumentation entlang der Lieferketten. Damit bleiben Ladelisten bis unmittelbar vor der Abfahrt veränderbar, Abholtouren können noch unterwegs mit zusätzlichen Stopps bis zum Ziel ergänzt und Ablieferbelege in Echtzeit übertragen werden. So können sowohl Spediteure die Transportrechnungen früher ausstellen als auch Verlader bei Kunden ihre Produkte abrechnen. Die automatische Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte verbunden mit einer digitalen Archivierung und einem Dokumentenmanagement schaffen zudem Transparenz über die Ausführung und den Verlauf.

Fazit

Prozessdigitalisierung als Schlüssel zur Effizienz

Automatisierung, mobile Datenaufnahme und Informationsaustausch in Echtzeit sorgen für mehr Effizienz und eine effektivere Steuerung der Logistik. Diese Vorteile können sich erst durch die vollständige Prozessdigitalisierung entfalten. Dann verändern Workflows die Arbeitsweise und machen Prozessoptimierungen wirksam. Wichtige Verbesserungen für die Zukunft der Branche.